■ 재정서류 깔끔하게 정리하는 법
영수증 보관함을 만들어 정돈
항목별 분류해 두면 찾기 쉬워
스캔해서 디지털화하면 깔끔
코로나19 사태로 말미암아 세법에도 많은 변화가 왔다. 그런데 서류는 여기저기 흩어져있고 체크북은 정리가 안 되어서 얼마나 남아있는 지도 모르는데다 크레딧 카드 스테이트먼트를 보기도 겁난다면 당신의 재정생활에는 반드시 문제가 발생한 것이다. 당신은 헝클어질대로 헝클어진 재정생활을 이제는 정돈된 생활로 바꾸고 싶어할 것이다. 이렇게 해놓으면 시간적인 여유도 더 생기고 스트레스도 덜 받게된다. 연초는 이런 계획을 실행에 옮기기에는 더할 나위 없이 좋은 시간이다. 새해에는 아무래도 모든 사람들이 의욕에 가득차기 때문이다. 매년 새해 결심으로 대부분의 사람들이 살을 빼고, 정돈된 생활을 늘 계획한다. 처음에 잘 체계만 잡아 놓으면 엄청난 시간과 정력을 줄일 수 잇는 정리법을 소개한다.
■ 중요서류들을 잘 보관한다.
중요 서류들을 놔둘 장소를 잘 확보한다. 금년에 중요한 서류를 보관할 장소를 만든다. 예를 들어 세금보고, 리스계약서, 생명보험서류, 모기지 서류 등은 중요 서류로 금방 찾을 수 있는 곳에 잘 보관해야한다. 그리고 당신이 이용하는 공인회계사, 변호사, 의사 등 전문가들의 연락처나 관련서류는 눈에 보이는 곳에 놓아둔다. 이밖에도 은행 스테이트먼트, 투자서류, 모기지 서류 등을 포함시켜야한다. 특히 우리의 생활에서 중요한 출생증명서, 결혼증명서, 모기지 서류, 집문서, 여권, 예방접종기록, 석·박사 학위, 생명보험, 유서 같은 서류는 재정서류와는 일반 재정서류보다 더 중요하게 보관할 필요가 있다.
■ 종이없는 시스템을 구축한다.
영수증이나 각종 페이먼트 청구서 등 자질구레한 서류로 인해 지쳤다면 어떻게 하는 것이 좋을 까? 올해에는 이를 전산화해서 종이없는 시스템으로 획기적으로 바꿔보는 것도 괜찮다. 종이 전체를 스캐너해서 디지털화하는 것이다. 포터블 스캐너는 한 대당 50~200달러 정도이면 된다. 간단하게 사진과 서류를 스캔해서 전산화하는 작업을 실시한다. 꼭 필요한 서류를 스캔해서 전자화하고 종이는 다 폐기시키는 것이다. 나중에 필요한 서류만 인쇄해 사용하면 된다. 그러나 원본이 필요한 여권, 시민권증서 등의 서류는 원본으로 보관해야한다. 스캔해서 전산화작업을 마치면 필요없는 종이는 다 분쇄해버린다. 그러면 한결 정리가 될 것이므로 서류더미에 허덕일 필요도 없다. 종이없는 시스템으로 바로 가기 힘들다면 종이를 먼저 줄이는 방법을 쓴다. 은행의 스테이트먼트도 페이퍼리스로 전환하고 생활속에서 종이없는 환경을 먼저 구축해본다.
■ 청구서 페이먼트를 한꺼번에 보낸다.
청구서가 오는 대로 페이먼트를 할 필요가 없다. 청구서들을 모아서 한꺼번에 계산한다. 한번에 페이먼트를 보내야 전체적인 경비지출에 대한 윤곽을 잡을 수 있다. 그리고 과태료를 내는 일이 없도록 마감일을 잘 확인한다. 가령 예를 들어 격주에 한번씩 주말에 시간을 정해서 페이먼트를 보내는 것도 한 가지 방법이다. 당신이 집중할 수 있는 시간을 확보한다. 주부의 경우 베이비시터에게 어린 자녀를 맡기는 시간을 청구서 페이먼트 보내는 시간으로 선택할 수 있다. 당신이 자리에 앉기 전 계산기, 우표, 체크북 등 필요한 것을 다 모은다. 그러면 업무중에 이런 비품이나 필요한 것들을 찾으러 다니면서 시간을 낭비하거나 방해받을 필요가 없다.
■ 정리 시스템을 만드는 것은 쉽다.
재정을 정리하는 비결은 무엇인가? 쉽게 하라는 것이다. 당신은 3월이 되어서야 세금보고를 위해 서랍이나 장롱을 뒤져서 영수증을 찾을 때가 있었을 것이다. 당신이 큰 돈이나 시간을 들이지 않고 이를 해결할 수 있다. 큰 사이즈의 마닐라 파일을 따로 준비하는 것이다. 일년내내 이러한 영수증을 파일에 넣어둔다. 영수증들은 정돈될 필요는 없다. 제 자리에 잊어먹지 않도록 잘 놔두면 된다. 또 다른 방법은 당신의 책상을 한번 깨끗이 치우는 것이다. 새해들어 필요없는 오래된 서류는 다 버리고 정리해서 놔둘 서류만 놓아둔다. 주택의 다른 공간에도 ApartmentTherapy.com, TheKitchn.com 등의 사이트를 이용해 적용할 수 있다. 이 방법을 잘 활용만 해도 영수증이나 빌을 찾을 때 큰 도움을 받을 수 있다.
■ 당신의 사무환경을 더욱 더 매력적으로 만든다.
많은 사람들이 집의 사무공간을 황량하게 만드는 경우가 많다. 사무공간을 접근하기 쉽게 매력적으로 만들 필요가 있다. 좋은 방법은 큰 램프를 이용해 환한 조명을 활용하는 것이다. 그리고 사무공간도 충분히 확보한다. 가로 2피트, 세로 3.5피트 정도는 되어야 넉넉한 공간이 된다. 만약에 책상이 작으면 중요한 서류를 제대로 보관할 수 없게된다. 책상에 서류만 놔두는 것이 아니라 스테이플러, 클립, 테입, 계산기, 펜 등도 놔두어야하기 때문에 이를 감안한 공간을 확보해야한다. 연초에 본인이 세우는 재정계획을 비롯한 모든 업무가 정리정돈이 잘 된 책상에서 더 될 것이라는 것은 자명하다. 여러 가지 서류가 쌓여있고 어지럽혀진 책상에서 창의적인 구상이 나오기는 힘들 것이다.
■ 사용자가 이용하기 편리하게 시스템을 구축한다.
뭉뚱그려서 애매하게 서류를 놔두지 않고 항목별로 구체적으로 설정함으로써 다른 가족 구성원들도 원하는 서류를 찾을 수 있게 해둔다. 가령 예를 들면 사진, 서류 등으로 너무 포괄적인 항목을 만들어 놓으면 나중에 이를 찾는데 시간이 많이 들어간다. 서류같은 경우도 영수증을 분류했으면 이를 다시 세분화해서 아침, 점심, 저녁으로 분류한다. 또한 재정서류도 세금보고, 크레딧·데빗 카드, 유산상속, 보험, 투자 등으로 세분화해놓는다.<박흥률 기자>
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